Ter um plano de recuperação de crédito mais estruturado e estratégico é o pontapé inicial para conseguir ultrapassar esse período de crise econômica em que vivemos. Pensando nisso, depois de trazer uma publicação com 5 dicas para superar problemas com devedores e recuperar crédito, vamos dar continuidade aos nossos conteúdos exclusivos sobre o tema com mais dicas importantíssimas para estruturar o setor de cobrança da sua empresa e evitar perder dinheiro ao negociar dívidas.

1 – Tenha um setor de cobrança

Parece óbvio, mas a primeira dica é ter efetivamente um setor de cobrança. É comum que empresas de pequeno porte tenham apenas uma pessoa responsável por contas a pagar e a receber. No entanto, com tantas atribuições na rotina, dificilmente esse funcionário será capaz de fazer uma cobrança de forma eficaz. E, ao contrário do que se pensa, também não é obrigatória ter dezenas de empregados para isso. Ter pelo menos uma pessoa, com postura exclusiva, para enxergar a cobrança de maneira estratégica, com atuação específica no setor e focada em resultados já vai mudar completamente seu processo de recuperação de créditos.

2 – Utilize ferramentas para traçar o perfil do cliente

Vamos novamente bater na tecla sobre a importância de identificar o perfil do seu cliente utilizando as ferramentas tecnológicas disponíveis. Vai conceder crédito a um cliente? Analise o score dele em ferramentas de proteção ao crédito para saber se ele tem condições de honrar o compromisso. Conheça as formas de contato que ele utiliza. É um cliente moderno que vai utilizar um contato por WhatsApp? Ou é um cliente mais conservador que preferi um contato por carta ou telefone? Esse perfil traçado vai facilitar até mesmo o processo de cobrança.

3 – Estabeleça uma Régua de Cobrança

Com os dados do cliente recolhidos, o setor de cobrança fica responsável por estabelecer os prazos e as formas que ele vai iniciar a cobrança de forma estratégica. Essa é a Régua de Cobrança, que será diferente de acordo com o perfil do cliente, e vai desde o momento que a venda vira uma contraprestação, até o momento em que vira um débito em atraso.

Por exemplo: com as informações do perfil do cliente, o setor de cobrança vai entrar em contato  utilizando o meio que ele se sente mais confortável (e-mail, WhatsApp, etc) para relembrar que o débito vai vencer em x dias. Passado estes dias, fará um novo contato avisando que o débito vence hoje, para que ele pague evitando multas. É ainda através da Régua de Cobrança que vai ser estabelecido se haverá um novo contato para saber se o cliente teve algum problema, se ele pode enviar o comprovante caso já tenha pago, e por aí vai.

4 – Avalie o momento de começar a cobrança

A partir do momento em que a inadimplência está confirmada, é hora de avaliar em qual momento deve se iniciar a cobrança. Existem, inclusive, algumas plataformas digitais que auxiliam nessa gestão. Fazer um bom primeiro contato na hora da cobrança e deixar uma boa impressão é fundamental para recuperar o crédito posteriormente e gerar o menor desgaste possível na relação com o cliente.

5 – Estabeleça um Ciclo de Cobrança

Agindo de forma concatenada e complementar à Régua de Cobrança, o ciclo possui uma finalidade diversa e terá um processo mais universal. Faz parte do Ciclo de Cobrança:

• Estabelecer os prazos para fazer uma cobrança extrajudicial;
• Decidir o momento para fazer uma cobrança formal e efetiva com prazo final para pagamento;
• Acionar os órgãos de proteção ao crédito;
• Protesto da dívida;
• Por fim, cobrar através de ação judicial.

Seguir de forma pragmática este Ciclo de Cobrança, estabelecendo prazos rígidos, diminui a chance de não conseguir recuperar o crédito mais a frente, após a ação judicial.

6 – Terceirização

Já falamos sobre a importância de ter um setor de cobrança dentro do núcleo da empresa, que conheça os clientes e o negócio. Entretanto, sabemos que nem sempre isso é possível, dada questões estruturais ou mesmo por medo de desgastar boas relações com clientes. Nestes casos, entenda os limites da sua estrutura e, caso haja a possibilidade de ter um bom resultado transferindo essa responsabilidade para uma empresa especializada, não hesite em fazer. Quanto antes a cobrança for enviada, menos custoso é para a empresa, além de acelerar e otimizar o processo de recuperação deste crédito.

7 – Esteja aberto a negociar

Infelizmente, não estamos em um momento em que podemos nos dar ao luxo de exigir de maneira rígida todos os valores que nos são devidos. Estamos passando por um momento delicado e incerto, em que diversas empresas estão fechando e o número de desempregados está crescendo. Por isso, nossa última dica é: esteja aberto a negociar. Até mesmo antes do débito acontecer.

Quando o devedor expõe suas dificuldades e pede para renegociar contratos, esteja aberto para rever essa possiblidade. Junto ao cliente, estude novas possiblidades de adimplemento. Isso será importante não só para viabilizar o recebimento do crédito, mas também para mostrar ao cliente que você se importa com a boa relação criada e quer chegar a um denominador comum com ambas as partes cedendo um pouco. No momento em que este cliente estiver em maior dificuldade e precisar escolher quem ele vai pagar, certamente ele vai dará preferência a quem lhe tratou bem na hora da negociação.

A célula de recuperação de crédito do Coelho & Tachy Advogados fica à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas sobre o tema.